Ik zie het regelmatig als ik bij een organisatie kom adviseren of als ik cursisten in de BPM-training heb: men is druk druk druk met processen beschrijven. Dan zeg ik: "Hou maar op. Want wat je doet, heeft geen enkele zin." De blik van ongeloof - maar ook opluchting - spreekt dan boekdelen. ;-)
Ik licht mijn antwoord altijd toe. "Ga je echt alle processen van de organisatie beschrijven? En als je dan klaar bent - over 15 jaar of zo - zijn al die beschreven processen dan nog actueel? Of moet iedereen trouw die procesbeschrijvingen van jou tot de letter volgen? Totdat je weel langskomt voor een nieuwe 'update'?"
Procesmanagement heeft een levenscyclus
Procesmanagement volgt een levenscyclus, met verschillende fasen. Die fasen gaan verder dan processen beschrijven; daar stopt het namelijk niet.
Processen beschrijf je alleen 'as is' om je voor te bereiden op de volgende fasen in de levenscyclus.
In fase 1. identificeer je welke processen bij elkaar horen en welke prioriteit krijgen om een business-probleem op te lossen.
In fase 2. ontdek je hoe het proces in elkaar hoe het 'as is' proces in elkaar zit, zodat je klaar bent voor fase 3. analyse, waarin je gaat kijken waar de problemen zitten en waar het beter kan.
Zodra je weet waar de problemen en verbeterkansen zitten, ga je zo snel mogelijk naar fase 4. om te optimaliseren.
Procesmanagement is continu verbeteren
Procesmanagement is verbeteren, verbeteren, verbeteren. Continu, dat houdt werkelijk nooit op. Dus als jij in de 'as is' blijft steken, kom je nooit aan verbetering toe. Dat is zonde van je tijd en heel nadelig voor je organisatie.
Besteedt zo weinig mogelijk tijd aan de 'as is' en besteedt des te meer tijd aan de analyse en de optimalisatie. En als je dan de nieuwe processen hebt gesimuleerd (altijd doen!) en nog verder hebt verbeterd, kun je ze 'live' brengen.
Procesmanagement is meten
En daar stopt de verbetering niet. Want zodra het verbeterde proces is geïmplementeerd, ga je meten - op vooraf bepaalde indicatoren - of het echt een verbetering is ten opzichte van de vorige situatie.
En als het een verbetering is, blijf je continu meten om te kijken hoe het nóg beter kan. De kunst is dan om de verbetering zo snel en goed mogelijk te kunnen doorvoeren. En weer te kunnen meten om nóg verder te verbeteren. Het houdt dus echt nooit op.
Geef jezelf de tijd en de rust, voor een echte analyse
Als je alleen al bij de gedachte van 'continu verbeteren en meten en weer verbeteren' stress krijgt, dan doe je iets niet goed. Deze continue benadering van procesmanagement geeft juist rust. En geen stress.
Stress krijg je van te weinig tijd om de analyse te doen, omdat je al die processen 'as is' moet beschrijven. Zonder je te richten op wat echt waarde heeft voor de organisatie en de klant. Dus krijg je van niemand echt steun, ook niet van je management. Het is een 'moetje' om processen te beschrijven. Niets geeft zoveel stress als het idee dat wat jij doet geen waarde heeft.
Jij bent onmisbaar voor de digitale transformatie
Maar dat is een misvatting, want jouw werk als procesanalist of business-analist heeft enorm veel waarde. Maar pak het anders aan.
Richt je op het oplossen van een business-probleem. Begin daarmee. En volg de levenscyclus van procesmanagement. Download de TIMAF-poster 'Naar een continue verbetering' en gebruik dat als richtsnoer.
Neem de tijd voor een echt goede analyse. Maak het management duidelijk dat je die tijd nodig hebt. En neem mensen mee in de optimalisatie, want je kunt dit niet alleen. Je zult merken hoeveel beter alles zal verlopen en hoe mensen jouw meerwaarde gaan zien.
Leer het procesmanagement van je organisatie verbeteren
In de 4-daagse training Business process management (BPM) leer je meer over procesmanagement, procesanalyse en continue verbetering.
De training is speciaal ontwikkeld voor professionals die hun vakkennis willen aanvullen met nieuwe inzichten in procesmanagement en digitale transformatie.
Je kunt je eigen casus meenemen en op dag 4 presenteer je die casus op basis van alles wat je hebt geleerd in de training.
Schrijf je in voor de BPM-training!
Meer over de training BPM op 18, 19, 25 en 26 april 2023.
