Een organisatie drijft op processen. Zij leveren de waarde voor de klant of burger waar de organisatie haar bestaansrecht aan ontleend. Dus het verbeteren van processen is van strategisch belang; het maakt de organisatie nóg beter in het leveren van waarde.
Maar te vaak wordt het verbeteren van processen niet als iets strategisch ingezet. De scope blijft te vaak steken in het operationeel verbeteren van processtappen of het aanpassen van processen omdat er een (nieuw) IT-systeem wordt geïmplementeerd. En dat is een gemiste kans.
Een processtrategie lost een probleem op
Ik schreef al eerder dat een goede strategie een probleem oplost. Dit geldt ook voor een strategische procesverbetering. Het (end-to-end) proces wordt verbeterd om een probleem op te lossen. Als dat probleem een organisatieprobleem is en de verbetering verder gaat dan het aanpassen of automatiseren van wat processtappen, dan is het strategisch.
Mijn advies is om al aan het begin van het initiatief voor procesverbetering een strategie op te stellen en die samen met het team en andere belanghebbenden als uitgangspunt te gebruiken in het hele verbetertraject.
Maak gebruik van het strategiespel
Om organisaties te helpen met het eenvoudiger formuleren en delen van strategieën, ontwikkelde TIMAF het digitale strategiespel.
In het strategiespel maak je een volledige digitale strategie in 12 stappen. Maar voor een processtrategie zijn zes stappen voldoende:
Wat is het doel van de organisatie?
Wat staat het bereiken van dat doel in de weg?
Wanneer is de procesverbetering succesvol?
Wat zijn de indicatoren om het succes te meten?
Welke meetinstrumenten zetten we in om dit te bereiken?
Met wie moeten we samenwerking om dit te bereiken?
Met deze zet stappen van het TIMAF strategiespel maak je een initiatief tot procesverbetering strategisch. In elke BPM-training die ik verzorg leer ik de cursisten deze zes stappen van het strategiespel. Zij zijn altijd prettig verrast dat ze zo snel zo'n duidelijke strategie kunnen maken.
Van probleem naar oplossing
Met deze zes stappen maak je een strategie die helpt een probleem op te lossen. Het doel van de organisatie (stap 1) wordt belemmerd door een probleem (stap 2). Dus moet er iets verbeteren (stap 3). Deze drie stappen vormen de kern van je strategie.
Vervolgens bepaal je de indicatoren waarmee je kunt vaststellen of de verbetering ook werkelijk plaatsvindt (stap 4). Dan mag je de meetinstrumenten natuurlijk niet vergeten (stap 5). En omdat verandering bijna altijd mensenwerk is, moet je ook in je strategie al bepalen met wie je moet samenwerken om de verbetering voor elkaar te krijgen (stap 6).
Pas de strategie aan waar nodig
Tijdens het uitwerken van de procesverbetering kom je nog van alles tegen aan inzichten en veranderende omstandigheden. Het is belangrijk dat je de strategie daar direct op aanpast. Zo blijft de strategie actueel en waardevol.
Het is vaste prik in de evaluatie van de training: "Het maken van een BPM-strategie was heel waardevol. Dit pas ik vanaf nu toe in elk BPM-initiatief". Met deze zes stappen heb je alle elementen in handen om aan de slag te kunnen. Hang dit 'strategisch manifest' aan de muur en gebruik het dagelijks als uitgangspunt voor je procesverbetering.
Volg de BPM-training in april
Wil jij ook leren hoe je een strategie maakt voor je procesverbeteringen?
Erik Hartman geeft in april een 4-daagse BPM-training. Je leert hier hoe je het strategiespel inzet om je processen op een strategische manier te optimaliseren.
