Red de wereld: gooi informatie op tijd weg

Organisaties en consumenten proceduren dagelijks enorme hoeveelheden digitale informatie. De meeste van die informatie is voor eenmalig gebruik. Veelal blijft die informatie 'eeuwig' opgeslagen. Dat is een probleem.

Al die voor eeuwig opgeslagen - en vaak al lang weer vergeten - digitale informatie is een enorm probleem voor de efficiëntie van een organisatie. Maar zeker ook voor het milieu.

Digitale informatie is een milieuprobleem

Laat ik met het eerste probleem beginnen. Digitale data zorgt voor net zoveel energieverbruik - en daarmee vervuiling - als de luchtvaart-, de transport- en de energiesector.

In 2020, nam digitalisering 4 procent van alle wereldwijde uitstoot van broeikasgassen voor zijn rekening. De productie van digital informatie groeit snel: In 2022 produceerde de wereld zo'n 97 zettabytes (dat is 97 miljard gigabytes) aan digitale informatie. In 2025 zal dit naar verwachting verdubbelen tot 181 zettabytes. Er wordt verrassend weinig aandacht besteed aan het verminderen van de digitale voetafdruk van organisaties.

Lees hier meer over in What is dark data and how is it adding to all of our carbon footprints van World Economy Forum.

Digitaal is niet per se minder vervuilend dan fysiek

De voordelen van digitale informatie ten opzichte van papieren informatie zijn legio. Digitale informatie is heel makkelijk te produceren en minstens zo eenvoudig te verspreiden. En met de 'cloud' denken we niet eens meer na waar ons digitale product is opgeslagen.

Maar dit voordeel heeft een enorme keerzijde: informatie blijft te vaak en te lang opgeslagen. Nog even los van het feit dat veel digitale informatie eindeloos wordt gekopieerd en opgeslagen. Weggooien is niet nodig, denken veel mensen.

Wereldwijde verspilling

In zijn boek World Wide Waste spreekt Gerry McGovern van een 'energy consumption crisis'. Die overconsumptie is een enorme belasting voor onze planeet. Om die belasting te compenseren zouden we jaarlijks vele miljarden bomen moeten planten.

Ik geef je wat door Gerry verzamelde cijfers:

• Volgens Tech Target is ongeveer 90% van de gegevens drie maanden nadat ze voor het eerst zijn opgeslagen nooit meer toegankelijk.

• Volgens een rapport uit 2018 van Active Archive Alliance wordt 80% van alle digitale gegevens nooit meer geopend of gebruikt nadat ze zijn opgeslagen.

• Volgens zoektechnologiespecialist Lucidworks analyseren bedrijven doorgaans slechts ongeveer 10% van de gegevens die ze verzamelen.

• Volgens IDC wordt 90% van de ongestructureerde data nooit geanalyseerd.

• Volgens IBM wordt 90% van alle sensorgegevens die worden verzameld van Internet of Things-apparaten nooit gebruikt.

Digitale opslag lijkt zo goedkoop, maar dat is het natuurlijk niet. Niet voor het milieu en zeker ook niet voor organisaties.

Waarom gooien we niets weg?

In organisaties is het probleem van teveel digitale opslag enorm groot. Gerry McGovern citeert Wolfgang Goebl, oprichter van de Architectural Thinking Association. “My experience is that IT landscapes are 90% waste. What I’ve seen in many companies is that they could run the same business with 10% of IT applications and servers.”

Dit is een ervaring die ik zeker deel. Ik heb regelmatig discussies over het weggooien van informatie. Mijn dringende advies is altijd om informatie tijdig weg te gooien en dat gestructureerd aan te pakken. Dan krijg ik reacties als:

• "Dat mag niet!" - Nou, dat moet zelfs van wet- en regelgeving zoals de privacybescherming. Dus van wie mag dat dan niet volgens jou?
  

• "Dat hoeft niet, want we hebben backups" - Nou, dat is dus het probleem. Die backups staan eeuwig energie te verbruiken en veel van die informatie op die backup is helemaal niet meer bruikbaar en moet zelfs conform wet- en regelgeving worden verwijderd. Maar ja, dat kun jij niet uit de backups peuteren.
  

• "We hebben een archief!" - Nou, bedoel je misschien die backups? Want dat is geen archief. - Is dat archief ingericht voor al je informatieprocessen? Bevat het zowel je gestructureerde (data) informatie als je ongestructureerde (content) informatie? Is er een actief beleid om informatie pro-actief weg te gooien? Is er een retentiebeleid dat ook daadwerkelijk is geïmplementeerd in al je informatiemanagementsystemen?

Het probleem van alles maar bewaren

Dat organisaties teveel informatie voor 'altijd' bewaren staat een efficiënte bedrijfsvoering in de weg. Je leest wel eens een nieuwsbericht over een zonderling die is overleden en maanden later wordt gevonden in zijn huis. Een huis dat staat volgepakt met vuilniszakken en alle denkbare en ondenkbare troep. Het kost een opruimploeg dagen om dat allemaal op te ruimen en te vernietigen.

Dat beeld geld ook voor de gemiddelde organisatie. Overal afvalbakken vol met informatie-afval dat nooit wordt weggegooid. En we produceren en kopiëren erg veel informatie, dus die stapel afvalbakken groeit en groeit. Alleen, je ziet ze niet.

Maar het probleem van die afvalbakken met waardeloze informatie komen organisaties wel tegen als:

• Medewerkers een flink deel van hun tijd verspillen aan het vruchteloos zoeken naar informatie.

• Een autoriteit eist dat informatie tijdig en gecontroleerd wordt verwijderd en dat vervolgens niet lukt.

• De immense energierekening binnenkomt van al die servers waarop de nutteloze informatie wordt bewaard.

• De cloud-leverancier met een fors hogere rekening komt vanwege meer data-opslag.

• Klanten klagen dat zij niet de juiste informatie op tijd krijgen.

• Medewerkers eigen verzamelingen informatie gaan aanleggen om in elk geval hun 'eigen' informatie te vinden - en daarmee het probleem alleen maar groter maken.

• Men smacht naar een nieuw informatiemanagementsysteem zodat er eindelijk afscheid kan worden genomen van de 'informatiemeuk' in dat systeem en men opnieuw kan beginnen.

Denk aan de levenscyclus van informatie

Informatiemanagement is een discipline, met een levenscyclus waarbij veel aandacht wordt besteed aan het gecontroleerd verwijderen van informatie. Hoe beter dat proces verloopt, hoe beter het is voor de organisatie, de samenleving en het milieu.

De levenscyclus bestaat uit 6 fasen: planning, ontwikkeling, beheer, distributie, evaluatie en behoud van informatie. In fase 6, de behoudfase, worden (delen van) waardevolle informatie hergebruikt en bewaard of juist vernietigd als de informatie niet langer bruikbaar is. of moet worden vernietigd conform wet- en regelgeving.

Informatiemanagement is een discipline

Ik zei het al: Informatiemanagement is een discipline. Hoe beter informatiemanagement is ingericht, hoe hoger de informatie scoort op de digitale volwassenheid.

Een voorbeeld van optimaal informatiemanagement is een Europese financiële instelling waar jaarlijks 500.000 informatie-items pro-actief worden verwijderd. Een half miljoen items minder om het zoekmachineresultaat te vervuilen en de planeet te vervuilen.

Lees ook het artikel Keeping a lower profile: how firms can reduce their digital carbon footprints.

Poster levenscyclus informatiemanagement

TIMAF ontwikkelde de poster Meer grip op de levenscyclus van informatie waarin de hele levenscyclus van informatie is opgenomen.

Gebruik deze poster om het proces van informatiemanagement te analyseren en te verbeteren.

En daarmee ook de wereld te verbeteren ....