Een intranet of digitale werkomgeving (DWO) medewerkers moet medewerkers helpen om goed hun werk te doen. Een optimaal intranet helpt medewerkers om taken te voltooien, het maakt het werk efficiënter en het biedt de juiste informatie die past bij de specifieke taak en rol van de medewerker.

Wanneer medewerkers meer efficiënt en effectief werken is dat natuurlijk beter voor de organisatie. De productiviteit neemt toe, het werk gaat sneller, kosten nemen af, er is minder kans op fouten en de dienstverlening verbetert sterk. Met andere woorden: Een goed intranet levert een ‘win-win-win’ situatie op voor organisaties, medewerkers én managers. Wie kan hier tegen zijn?
Intranet als interne dienstverlener
Het probleem is niet dat iemand tegen een waardevol intranet is, maar meer dat het intranet nog te weinig wordt gezien als een interne dienstverlener die organisatieprocessen ondersteunt. Het is nog te vaak het uithangbord van corporate nieuws en de diverse afdelingen in een organisatie.
Siv Rauv schrijft regelmatig over de waarde van procesondersteuning door een intranet. In deze artikelen geeft Siv voorbeelden van de belangrijkste organisatieprocessen en gerelateerde taken waarmee een intranet medewerkers zou kunnen helpen.
Hoe een intranet kan helpen
Een intranet of DWO verbetert en ondersteunt organisatieprocessen op diverse manieren:
het geeft snel en eenvoudig toegang to de relevant informatie die medewerkers nodig hebben om hun taken naar beste kunnen uit te voeren,
het biedt een centrale toegang tot informatie die anders over heel veel systemen en kanalen verspreid beschikbaar was,
het legt verbindingen en ondersteunt conversaties tussen mensen zodat de werkprocessen beter verlopen,
het ondersteunt en stroomlijnt processen met specifieke invulschermen en werkstromen,
het biedt ‘self-service’ voor medewerkers die daardoor minder afhankelijk zijn van specialisten en andere afdelingen,
het haalt de inefficiëntie uit de organisatie door de hoeveelheden e-mail (met bijlagen!), netwerkschijven barstensvol documenten en zelfs papier flink te reduceren.
De 12 belangrijkste processen van elk intranet
Je kunt het intranet of de DWO echt inzetten om de organisatie te helpen met in elk geval deze 12 processen. Er zijn er natuurlijk meer, maar dit is een mooi rijtje om mee te starten.
Mensen verbinden.
Toegang bieden tot ‘corporate’ formulieren, sjablonen en documenten.
Creëren, publiceren en toegang bieden tot informatie.
Evenementen (zoals vergaderingen) organiseren en beheren.
Projecten beheren.
Vervangen van papieren formulieren en e-mail met datagedreven werkstromen.
Kennisdeling en trainingen faciliteren.
HR-processen beheren.
Nieuwe medewerkers begeleiden.
IT-middelen en -applicaties beheren.
Dienstverlening aan de klant bieden.
Continue verbetering ondersteunen.
Dit is een mooi lijstje. Ik zou zeggen: pak vijf processen, werk deze uit in een strategie en ga aan de slag. Pak daarna weer vijf (sub)processen totdat je op het punt van de continue verbetering bent en je toe bent aan de ondersteuning van de digitale transformatie van je organisatie.
Meer uitleg bij elk proces
De white paper 12 Key Business Processes to Unlock Intranet Value geeft bij elk proces een verder uitleg en diverse praktische voorbeelden. Je zou dit als blauwdruk en ‘praatplaat’ kunnen gebruiken voor je intranetteam of digitale transformatieteam.
Lees ook de andere artikelen van Siv over processen op je intranet:
Let op! Proces vóór de tool
Trap nou niet in de valkuil door te denken dat de implementatie van een nieuw CMS, een set ‘coole’ social tools, een workflow-systeem of een ‘out of the box’ online HR-tool van je intranet een succes zal maken. “A tool with a fool is still a fool!”
Voordat je met een tool aan de slag kunt, moet je die processen wel goed in kaart brengen en waar nodig optimaliseren. Dat is niet heel ingewikkeld, maar als je wat hulp daarbij kunt gebruiken is de training BPM voor informatieprofessionals misschien iets voor jou.
Leer processen optimaliseren voor de digitale transformatie
In de 4-daagse training Business process management (BPM) leer je meer over procesmanagement, procesanalyse en continue verbetering als onderdeel van de digitale transformatie.
Je krijgt hier alle instrumenten, methodieken en best practices in handen om je intranet of DWO op een optimale manier je organisatieprocessen te laten ondersteunen.
De training is speciaal ontwikkeld voor professionals die hun vakkennis willen aanvullen met nieuwe inzichten in procesmanagement en digitale transformatie.
Je kunt je eigen casus meenemen en op dag 4 presenteer je die casus op basis van alles wat je hebt geleerd in de training. Dus ik zou zeggen: neem je intranet mee!
Schrijf je in voor de BPM-training!
Meer over de training BPM op 13 14, 20 en 21 November 2024.
Comments