Informatieprofessionals hebben nogal de neiging om alleen met ‘hun’ documenten, records, content, data, video of welke andere vorm van informatie dan ook bezig te zijn. Wie vakmatig met informatie bezig is, kan zich echter niet afsluiten voor de processen in de organisatie.
Alle informatie in een organisatie – ook wel ‘enterprise’ informatie genoemd – is verbonden aan een of ander organisatieproces. Enterprise informatie zonder proces zou nooit moeten bestaan. En als het bestaat, is het geen lang leven beschoren.
Informatie zonder proces is als een vis zonder water. Die informatie sterft heel snel bij gebrek aan zuurstof.
Informatie is een proces en is verbonden aan een proces
Door informatiemanagement procesmatig te benaderen en bewust de verbinding met de organisatieprocessen te maken, krijgt de informatie de aandacht en waarde die het verdient. Het geeft informatieprofessionals ook het mandaat en de rol om informatie in te zetten en daarmee de digitale ambities van de organisatie te realiseren.
Alle fasen in de EIM levenscyclus staan in het teken van het organisatieproces. In een organisatieproces wordt informatie namelijk ingezet om een doel te bereiken. Organisatieprocessen werken dan ook effectiever en efficiënter als het management van de enterprise informatie goed verloopt.
Organisaties die hun enterprise informatie procesmatig inzetten, bereiken eerder hun doelstellingen. Door informatiemanagement in te richten volgens de EIM-levenscyclus, krijgen organisatie meer vat door op de informatie en daarmee op het organisatieproces.
Wat is EIM?
Enterprise informatiemanagement (EIM) is het systematisch plannen, ontwikkelen, beheren, distribueren, evalueren en behouden van alle enterprise informatie in een organisatie.
Organisaties kampen met grote hoeveelheden almaar groeiende verzamelingen informatie en hebben steeds meer moeite om hier vat op te krijgen.
Enterprise informatiemanagement (EIM) helpt bij het beteugelen van die enorme groei doorinformatie effectief en procesmatig in te zetten.
In het centrum van de levenscyclus zie je al het organisatieproces. Dat is niet zonder reden.
Wat is je proces?
Elke keer dat je informatie creëert, verzamelt, bewerkt of analyseert moet je jezelf deze vraag stellen: “Bij welk proces hoort dit?”
Of ik nu een toolselectie voorbereid of een informatie-analyse uitvoer, in mijn interviews stel ik altijd deze vraag: “Wat is je proces?” Vaak vind men het heel lastig om die vraag te beantwoorden. Sterker nog: vaak kan men die vraag niet eens beantwoorden. Dit is echt een probleem dat eerst moet worden opgelost voordat je verder kunt.
Een proces kan een ‘klassiek’ organisatieproces zijn zoals ‘procure to pay’ (bestelling tot betaling) maar ook een intern proces zoals ‘onkosten vergoeden’. Het kan ook een klantproces zijn zoals ‘een concert bezoeken’.
Wat is BPM?
Business process management (BPM) is een raamwerk voor het identificeren, ontdekken, analyseren, optimaliseren, simuleren en observeren van klant- en organisatieprocessen.
BPM heeft een levenscyclus, die loopt van het identificeren van processen via ontdekken en analyseren naar optimaliseren, simuleren, implementeren en observeren en weer teug naar ontdekken.
Business process management gaat er vanuit dat elk proces een uitkomst heeft. En de waarde van die uitkomst wordt bepaald door de klant. BPM wil de uitkomst van het proces verbeteren zodat het meer waarde heeft. Daarmee draagt het bij aan de operationele excellentie van de organisatie, maar ook aan de klantbeleving of ‘customer experience’ (CX) en de medewerkersbeleving of ‘employeer experience’ (EX).
Waarom EIM verbinden met BPM?
Processen helpen de organisatiedoelen bereiken en informatie is daarin ondersteunend.
Naar mijn mening kan geen enkele initiatief in informatiemanagement succesvol zijn als er geen procesanalyse is uitgevoerd. Het mooie aan de discipline BPM is dat het helpt om processen te herkennen, te communiceren en continu te optimaliseren.
Enterprise informatiemanagement (EIM) gaat dus verder dan alleen de informatieprocessen. Die zijn natuurlijk ook belangrijk, maar de ‘primaire’ organisatieprocessen – inclusief de klantprocessen – zijn de spil van de organisatie.
Iedere informatieprofessional die beide werelden van EIM en BPM met elkaar weet te verbinden, staat een mooie toekomst te wachten.
Verbind informatie en processen in de BPM-training
Wil je meer weten over de verbintenis tussen informatie en processen?
Erik Hartman geeft 18 ,19 en 25 ,26 april een 4-daagse BPM-training. Je krijgt hier alle instrumenten, methodieken en best practices in handen om de waarde en efficiëntie van je processen te optimaliseren en ze vervolgens te automatiseren.
De training is praktijkgericht; vanaf de eerste dag werk je aan je eigen casus. De vierde dag presenteer je de casus aan de hand van alles wat je hebt geleerd. De week daarop kun je direct met deze casus aan de slag in je organisatie. Schrijf vandaag nog in! (10% korting met de code 'NIEUWSBRIEF-23')
