Er is bijna geen organisatie die nog volledig op papier werkt, digitale technologie zit echt overal in de organisatie. Maar het gebruik van digitale middelen is niet altijd succesvol. Er kan zoveel meer, zelfs met de bestaande middelen.
In mijn praktijk als adviseur kom ik vaak dezelfde blokkades tegen voor digitaal succes: een te complex proces, gebrek aan governance en de verkeerde inzet van digitale technologie. Als dat niet wordt aangepakt, heeft de inzet van digitale middelen weinig zijn. Laat staan dat je een kans maakt op een succesvolle digitale transformatie.
Verbeter het proces
Digitale technologie kan helpen om een proces efficiënter te maken en de uitkomst - en waarde - van dat proces te verbeteren. Digitale technologie kan ook helpen om de procesprestatie te meten en te verbeteren. Maar als het proces te complex is dan kan geen enkel digitaal middel daar verbetering in brengen.
Dus breng eerst het proces op orde voordat je met digitale middelen in de weer gaat. Analyseer wat de problemen in het proces zijn, breng verbeteringen aan en bepaal op welke indicatoren kan worden bepaald of het proces en de uitkomst van het proces nu wél beter zijn. Als het proces op orde is, kan digitale technologie enorm helpen.
Een voorbeeld - Redactieproces
Ik neem het voorbeeld van een organisatie met een website of intranet. Het redactieproces is vaak erg complex, met allerlei leveranciers binnen en buiten de organisatie die informatie aanleveren. Men is al lang blij dat er überhaupt iets wordt gepubliceerd. Voor de rest van de informatie levenscyclus heeft men veel te weinig tijd en aandacht.
Dat complexe proces moet eerst worden verbeterd, waarbij het hele end-to-end proces (van planning en creatie tot en met publicatie, evaluatie en archivering) in kaart moet worden gebracht. Met een nadruk op de verwachte uitkomst en daarmee de waarde voor de bezoeker van de webomgeving.
Maak de governance duidelijk
Governance gaat over duidelijkheid creëren wie welke eindverantwoordelijkheid heeft en wie welk mandaat heeft - op strategisch, tactisch en operationeel niveau - om beslissingen te nemen. Ook het eigenaarschap (over middelen, informatie, processen, etc.) is in 'good governance' duidelijk belegd.
In organisaties waar ik kom adviseren, is de governance in het begin vrij onduidelijk of zelfs afwezig. Dat begint al met volkomen onduidelijk eigenaarschap. Omdat niet duidelijk is wie welk mandaat heeft, worden verantwoordelijkheden afgeschoven of opgepakt door de verkeerde onderdelen van de organisatie.
Een voorbeeld - Domeinbeleid
Ik neem ook hier weer het voorbeeld van een organisatie met een website of intranet. Verschillende afdelingen met eigen budget hebben zelf een website of intranet/portaal laten maken en die omgevingen staan los van de 'corporate' webomgeving. Dit gaat soms om honderden sites! Dit is een enorme verspilling van geld, mensen en andere middelen en het doet ook afbreuk aan het merk en de digitale strategie van de organisatie.
Maar omdat het eigenaarschap niet duidelijk is, kan er niemand een vuist op tafel slaan en een goed domeinbeleid - wat doen we centraal en wanneer mag je uitwijken naar een aparte omgeving, die overigens nog steeds aan bepaalde eisen moet voldoen - opstellen en beheren. Dus moet het eigenaarschap zo snel worden geregeld. Niet alleen van de domeinen, maar ook van de informatie (content, data, assets), de tooling, de strategie, etc.
Zet de technologie op de juiste manier in
Als het proces duidelijk is en de governance goed geregeld, dan pas kan digitale technologie zijn werk goed doen. Dit betekent niet dat de organisatie per se nieuwe digitale middelen moet aanschaffen. Vaak kan men met de bestaande middelen al heel ver komen.
Maar die digitale middelen worden dankzij een te complex proces en een onduidelijke governance verkeerd ingezet. Of de leverancier dan wel de IT-afdeling krijgt te weinig sturing vanuit de organisatie hoe het digitale systeem moet functioneren. De professionals in de organisatie zijn vaak niet of nauwelijks getraind in de tooling en van begeleiding op de werkplek is al helemaal geen sprake.
Als blijkt dat de huidige digitale tooling echt niet voldoet, kan worden overwegen om nieuwe tooling aan te schaffen. Maar dan moet dit wel gebeuren met fatsoenlijke functionele requirements, die eisen hóe de professional optimaal door de tool wordt ondersteund in het werk. En daarnaast de niet-functionele eisen die andere onderdelen van de organisatie vanuit hun beleid - IT-beheer, privacybescherming, beveiliging, interoperabiliteit, etc. - bepalen.
Bepaal je digitale volwassenheid
Hoe staan de processen, governance en technologie er voor in jouw organisatie? Meet het zelf met de zelfscan digitale volwassenheid. Gebruik de inzichten uit deze analyse om je organisatie voor te bereiden op een digitale transformatie. Of in elk geval op meer digitaal succes.
Comments