top of page
Post: Blog2_Post

De output van generatieve AI: nog véél meer informatie

In de hype van generatieve AI-tools is één ding zeker: dit gaat ontzagwekkende bergen aan extra informatie opleveren. Informatie die moet worden beheerd. Daar kun je je nu alvast op voorbereiden.



Informatie die in een organisatie wordt gecreëerd, noemen we 'enterprise informatie'. Ook informatie die in de 'cloud' of met AI wordt gemaakt valt onder die categorie.


Het verstandig om al die informatie goed te beheren omdat informatie anders onvindbaar wordt of het überhaupt vinden van informatie onmogelijk maakt. Het is ook verstandig om informatie goed te beheren omdat de wet- en regelgeving strenge eisen stelt aan het beschermen, langdurig bewaren en tijdig vernietigen van informatie.


Waar blijft de AI-informatie?


Informatie in de vorm van documenten, werkbladen, presentaties, afbeeldingen en video's neemt al zo'n 80 procent van de totale informatie in organisaties in beslag. Die stapel informatie neemt jaarlijks met 200 procent toe. Met de explosie aan AI-tools vermoed ik dat die groei nóg explosiever toeneemt.


We zitten nu aan het begin van de hype dus er wordt veel geëxperimenteerd. Dit leidt tot heel veel informatie die al snel geen waarde meer heeft. Wordt die informatie actief verwijderd? Of wordt het gewoon ergens opgeslagen en vergeten? Ik vrees het laatste. En dat is een probleem.


Welke AI-informatie heeft waarde?


Zodra wij met z'n allen onze weg hebben gevonden in de AI-tools, blijven er een handvol tools over die allerlei soorten informatie produceren. Dit zijn hoofdzakelijk tekst, afbeeldingen, video en data.


Het idee van goed informatiebeheer is dat informatie met waarde goed beschikbaar is voor de mensen die er gebruik van moeten maken. Informatie die niet meer actueel is maar nog wel waarde heeft wordt op een speciale manier bewaard. En informatie die niet meer actueel is en ook geen waarde meer heeft, wordt verwijderd. Zo hou je de informatieboel op orde.


Hoe gaan we de AI-informatie beheren?


Met die tsunami aan AI-tools die in een mum van tijd informatie produceren zitten we waarschijnlijk al heel snel met informatie die geen waarde meer heeft en ook niet meer actueel is.


Maar veel AI-gegenereerde informatie zal juist wél waarde hebben en actueel zijn. Kun jij dat onderscheid maken in jouw organisatie? Het is handig om ook voor AI-informatie te denken aan de informatielevenscyclus.


Informatie wordt beheerd in de hele levenscyclus: van planning via ontwikkeling en beheer naar distributie, evaluatie en uiteindelijk archivering en zelfs vernietiging van de informatie.


De nadruk bij AI-informatie ligt op dit moment vooral op de ontwikkeling en distributie van informatie. Omdat we nog in de experimentele stadium zitten, is er nog weinig strategie.


Er wordt ook niet of nauwelijks gemeten of de AI-gegenereerde informatie echt wordt gebruikt en ook waarde heeft. En omdat we nog aan het begin van de productie staan, wordt aan het archiveren van AI-informatie al helemaal geen aandacht besteed.


Déjà vu: dit hebben we vaker verkeerd aangepakt


In de begindagen van digitalisering was precies hetzelfde aan de hand. Zodra medewerkers de tools in handen kregen, begonnen zij enorme hoeveelheden digitale informatie te produceren. Iedereen deed maar wat, het informatiebeheer - nog volop levend in de papieren wereld - liep daar achteraan en had geen antwoord.


Twintig jaar geleden hadden we nog excuses om het informatiebeheer niet serieus op te pakken. Maar daar komen we echt niet meer mee weg. De ontwikkeling is niet tegen te houden en verbieden heeft geen enkele zin. De beheerorganisatie moet klaar zijn voor de explosieve groei aan AI-informatie.


Het is nog niet te laat


Laten we met z'n allen voorkomen dat organisaties overspoeld raken met zoveel informatie dat er geen beginnen meer aan is. Nu is het echt 'un momento dado'. Dus pak die levenscyclus erbij en plan het informatiebeheer van AI-gegenereerde informatie.



Door van het begin af aan in termen van levenscyclus naar AI-gegenereerde informatie te kijken, creëer je overzicht en rust in de organisatie. Het geeft ook een kader voor de strategie, de architectuur en vooral de governance van deze AI-gegenereerde informatie.


Waarmee gaan we de informatie beheren?


De tech-organisaties achter de AI-tools vinden het heel spannend en sexy om tools te maken die informatie produceren. Traditiegetrouw vinden ze het beheren van die informatie niet zo interessant.


Met andere woorden: er komt een hoos aan AI-tools aan die de set aan Office-applicaties doet verbleken. Sterker nog: ook in MS en Google Office komen er AI-functionaliteiten die de stapel digitale informatie alleen maar groter maakt.


Bij dergelijke grote hoeveelheden informatie kan een informatiemanagementsysteem een uitkomst bieden. Aan de ene kant zijn er dan 'editors' die -AI-gegenereerde - informatie produceren en aan de andere kant zijn er dan 'managers' die die informatie beheren.


Integratie is essentieel


Voor het beheren van AI-gegenereerde tekst en documenten zijn er diverse document management, records management en collaboration tools. MS SharePoint is een tool met een prima integratie met Office-documenten. Maar er zijn ook vergelijkbare tools als OpenText Content Server, Alfresco en Decos. Het gemak van integratie van AI-informatie met die beheerinformatie is hier heel belangrijk.


Voor het beheren van afbeeldingen en videos kom je al snel in de Digital Asset Management (DAM) tools als Bynder, Acquia DAM en Canto. Deze DAM-tools helpen je om afbeeldingen en video's optimaal te beheren, te verrijken en te distribueren. Maar ook hier is een eenvoudige integratie met AI-tools doorslaggevend.


De AI-hype waait niet over


Veel leveranciers in de EIM-markt zijn compleet verrast door de AI-hype. Grijpen ze naar API's of gaan ze zich inkopen in de AI-tools? Ik zal regelmatig berichten over de ontwikkelingen in de integratie van 'klassieke' EIM-systemen met AI-tools. Op papier lijkt Microsoft de beste kansen te hebben, maar we staan nog maar aan het begin, dus ik ben heel benieuwd.


Denk in elk geval niet: "Oh, dit waait wel over" of "Dit geldt toch niet voor ons". Ik weet niet waar deze AI-hype naartoe zal leiden, maar een ding weet ik wel: er wordt veel en veel meer informatie geproduceerd. Nu is het moment om je daar op voor te bereiden.



Recente blogposts

Alles weergeven

Comments


0. mail - rond.png

Abonneer je op de DIGIVOLWASSEN.NL nieuwsbrief
Ontvang maandelijks nieuws en tips voor je digitale transformatie.

Bedankt voor je inzending!

JA, Ik wil graag praten over de digitale transformatie in mijn organisatie.

Bedankt voor je inzending!

bottom of page